Die Kommunikation innerhalb und zwischen Unternehmen ist ohne den elektronischen Brief heute nicht mehr denkbar. Als wichtiger Bestandteil der IT-Infrastruktur stellen E-Mail-Server und -Software einen Kostenfaktor dar, den Unternehmen durch den Einsatz von Hosted Exchange verringern könnten.

Hosted Exchange nutzt die Möglichkeiten des Cloud Computings , um Unternehmen E-Mail-Funktionen online anzubieten. Nicht zu verwechseln ist diese Dienstleistung mit Freemail-Diensten wie Google Mail oder Hotmail, die sich vornehmlich an private Nutzer richten. David Flöhl, der sich bei INSIGMA mit Hosted Exchange befasst, erklärt den Unterschied: "Unternehmen verlangen einen umfassenderen Service. Da geht es nicht nur um ein Postfach, sondern darum, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter einer Domain mit Postfächern versorgt werden und wechselseitig auf Kalender, Aufgaben und Kontakte zugreifen können."

Hosted Exchange entlastet die Unternehmens-IT

Bei Microsoft Outlook 2010 sorgt dafür der Exchange Server. Solange dieser Server unternehmensintern (on-premise) betrieben wird, verursacht er Beschaffungs- und Administrationskosten. David Flöhl: "Anbieter von Hosted Exchange entlasten Unternehmen, indem sie Exchange Server und alle damit verbundenen E-Mail- und Kalender-Dienste als mandantenfähige Systeme in ihrem Rechenzentrum betreiben. Unternehmen kaufen die gewünschten Kapazitäten direkt beim Anbieter ein und zahlen nur für die tatsächliche Nutzung. Die Mitarbeiter verbinden sich dann per Internet mit dem Exchange Server." Die Anzahl der Benutzer kann nach Bedarf monatlich angepasst werden.

Sichere Online-Verbindung zum E-Mail-Server

Auf den Kunden-PCs muss dazu nur der Outlook-Client installiert sein. Über die Funktion Outlook Anywhere  und einen HTTPS-Tunnel greifen die Nutzer direkt auf ihr E-Mail-Postfach zu. Da es sich um eine sichere Übertragung handelt, wird die Firewall des Anbieters umgangen. Über Outlook Web  App (OWA) ist alternativ der Zugriff per Browser über jeden Internetanschluss möglich. Ebenso werden alle  Arten von mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablet PCs unterstützt, die das Exchange ActiveSync-Protokoll benutzen. Natürlich erfolgt der Datenaustausch auch in diesem Falle firewallgeschützt.

David Flöhl: "Beim Einsatz von Hosted Exchange profitiert der Kunde zudem vom Sicherheitskonzept eines IT-Dienstleisters und schlüpft unter dessen Viren- und Spamschutzschirm." Tägliche Datensicherung und auf Wunsch E-Mail-Archivierung runden das Angebot ab. Unternehmen, die Hosted Exchange nutzen, können sich damit auf das Wesentliche konzentrieren: Auf die Kommunikation mit Kunden, Partnern und Mitarbeitern.