Das World Wide Web verändert sich ständig. Auch der Webauftritt eines Unternehmens lebt davon, dass die Inhalte regelmäßig aktualisiert werden. Content Management Systeme helfen dabei, die Übersicht zu behalten und Inhalte leichter zu organisieren.

Grundsätzlich beschränken sich Content Management Systeme (CMS) nicht auf die Pflege von Websites. Jede Art von digitalen Inhalten kann mit ihrer Hilfe verwaltet werden, zum Beispiel E-Mails, eingescannte Unterlagen etc. Im Kontext des World Wide Web gewinnen CMS jedoch besondere Bedeutung. Hier stoßen Unternehmen schnell an ihre Grenzen, wenn sie jede einzelne Seite ihres Webauftrittes von Hand gestalten und ändern wollen.

Trennung von Layout und Inhalt

CMS arbeiten nach dem Prinzip  "Trennung von Layout und Inhalt". Vereinfacht gesagt: Alle Inhalte des Webauftrittes stehen in einer relationalen Datenbank. Die Layoutinformationen werden hingegen in HTML-Dateien, den so genannten Templates, vorgehalten. Meist nutzt ein Webauftritt mehrere Templates, die das Layout für verschiedene Seitentypen, z. B. Startseite, Übersichtsseite, Inhaltsseiten, vorgeben. Ergänzt werden die Templates oft noch durch eine CSS-Datei, in die globale Layoutinformationen ausgelagert sind.

In die Templates sind Platzhalter für den Einbau der dazugehörigen Inhalte aus der Datenbank eingefügt. Das CMS baut aus den Inhalten in der Datenbank und den Templates den Webauftritt zusammen. Das hat zwei große Vorteile: Das gesamte Layout lässt sich durch Zuweisung eines neuen Templates mit einem Schlag ändern. Inhalte müssen nicht in eine HTML-Datei eingefügt werden, sondern können über ein Redaktionstool in der Datenbank bearbeitet werden.

CMS können aber noch mehr: z. B. differenzierte Zugriffs-, Lese- und Schreibrechte vergeben. Der Administrator legt fest, wer auf welche Seiten des Auftritts Zugriff hat, wer Beiträge schreiben und wer sie redigieren oder freigeben darf. Damit wird der Lebenszyklus von Inhalten abgebildet. So lassen sich viele Arbeitsgänge automatisieren, bis hin zur automatischen Veröffentlichung und Archivierung von Inhalten.

Das geeignete CMS finden

Die Anschaffung eines CMS lohnt sich zumindest immer dann, wenn auf der Website regelmäßig digitale Daten ergänzt, geändert oder entfernt werden sollen, da dies mit seiner Hilfe schnell und ressourcensparend möglich ist. Für den kleinen Geldbeutel gibt es kostenfreie Open-Source-CMS wie Typo 3, Joomla oder PHP-Nuke. Eine Nummer größer und mit Anschaffungskosten verbunden sind die CMS von professionellen Anbietern. Dafür gibt es meist Full-Service dazu. Die Entscheidung für das richtige CMS-System sollte jedoch frühzeitig vor Erstellung der Website getroffen werden, da der nachträgliche "Umbau" kostspielig bzw. nicht möglich ist.