In unserer letzten Ausgabe berichteten wir bereits über die Optimierung von Unternehmensprozessen durch Workflows. Wie funktioniert das aber in der Praxis? Wie sorgen Workflows dafür, dass Vorgänge kosten- und zeiteffizient bearbeitet werden? Ein Blick auf das Dokumentenmanagementsystem ELO beantwortet diese Fragen.

Gerade im Umfeld von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) sorgen Workflows dafür, dass die mit den Dokumenten verbundenen Abläufe viel schneller und effizienter bearbeitet werden können, als in den Zeiten der konventionellen Schriftgutverwaltung. Ein anschauliches Beispiel dafür ist die workflowbasierte Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen, wie sie sich einer unserer Kunden bei der Implementierung von ELO in seine Unternehmenssysteme wünschte. Voraussetzung für eine solche Prozessoptimierung mittels Workflow ist eine fachmännische Prozessanalyse, die die Arbeitsabläufe sowie die beteiligten Personen dokumentiert.

Schnittstellen zu allen Unternehmenssystemen

Danach hilft das grafische Workflow-Modul von ELO bei der Erstellung des Workflows. Mit wenigen Klicks baut der Administrator den entsprechenden Workflow zusammen, bindet die beteiligten Personen ein, regelt welche Prozesse bei korrekten, welche bei fehlerhaften Rechnungen angestoßen werden und unter welchen Voraussetzungen eine Zahlungsanweisung erfolgt. Durch die Schnittstelle zum ERP-System des Kunden wird automatisch geprüft, ob die Rechnung schon einmal erfasst wurde und ob der Zahlungsvorgang gar schon erledigt ist. "Die Schnittstellenentwicklung bieten wir als IT-Dienstleister an. Ziel ist die Verknüpfung aller Unternehmenssysteme, z. B. unter dem Dach der Service Orientierten Architektur (SOA). Sind alle Systeme integriert, spart der Kunde viel Zeit und Geld.", so Dr. Günter Goetz, Leiter des Software Engineering bei INSIGMA.

Der Workflow kontrolliert alle Arbeitsschritte

Die Verschlagwortung sowie die strukturierte Ablage einer Rechnung erfolgt bei ELO weitgehend automatisch; das Dokument kann z.B. mit einem Barcode versehen und eingescannt werden. Der Barcode sorgt von nun an für die eindeutige Identifizierung. Alternativ können wichtige Daten, wie die Rechnungsnummer oder das Datum, nach dem Scannen per Hand erfasst oder mit Hilfe von Zusatzprodukten automatisch erkannt und eingepflegt werden. Ist die Rechnung abgelegt und als Eingangsrechnung gekennzeichnet, steht sie im ELO-Archiv den Bearbeitern zur Prüfung und Freigabe zur Verfügung. Der Workflow kontrolliert alle Arbeitsschritte. 

Die Tage von Aktenordner und Umlaufmappe gehören der Vergangenheit an. Workflowbasierte Systeme übernehmen ihre Aufgaben und sind zudem noch effizienter. Bei ELO sorgt z. B. die integrierte Zeitfunktion inklusive Eskalationsmanagement für beschleunigte Abläufe, indem Sie die Verantwortlichen an noch nicht erledigte Aufgaben erinnert. So werden Skonti-Verluste verhindert und auch fehlerhafte Rechnungen schneller reklamiert. Wenn Sie mehr zu dem Thema wissen möchten, wenden Sie sich an Herrn Stephan Becker, Ihren Ansprechparter bei INSIGMA: SBecker(at)insigma.de