Bevor ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen die Arbeit aufnimmt, ist viel zu erledigen: Sie müssen ihn bei der Sozialversicherung anmelden, seinen Arbeitsplatz einrichten, ein Netzwerkpasswort zuteilen und vieles mehr. Das ist nur ein Beispiel wiederkehrender Geschäftsprozesse, die man durch Workflows optimieren kann.

Früher drückte die Personalabteilung neuen Mitarbeitern einen Laufzettel in die Hand und schickte sie auf den langen Weg durch die Abteilungen. Mit dem Siegeszug der IT kam der Laufzettel aus der Mode. An seine Stelle trat der Workflow, mit dessen Hilfe IT-gestützte Systeme Arbeit reduzieren und viele Vorgänge beschleunigen. "Jeder Geschäftsprozess, der aus immer wiederkehrenden Aktivitäten besteht, kann durch Workflows beschrieben werden." sagt Dr. Günter Goetz, Leiter des Software Engineerings bei INSIGMA. "Und davon gibt es in jedem Unternehmen eine Menge – quer durch alle Unternehmensbereiche."

Workflows bilden Aktivitäten ab

Im Grunde leistet ein Workflow dasselbe wie der gute alte Laufzettel: Er listet Aktivitäten in der nötigen Reihenfolge auf,  um zu einem bestimmten Ziel zu gelangen. Dabei beschreibt er, in welcher Abhängigkeit eine Aktivität zu einer anderen steht. Die Kunst besteht darin, den Geschäftsprozess so exakt wie möglich zu erfassen und ihn dann in das IT-System zu implementieren.

Das ist keine leichte Aufgabe. Oftmals besteht ein solcher Prozess aus vielen kleinen Arbeitsabläufen, die nicht identisch sind. Einmal sind mehrere Personen parallel an einer Aktion beteiligt, ein andermal hintereinander. Manche Entscheidungen erfordern gesonderte Freigaben durch Vorgesetzte. Und wie immer: Ausnahmen, die die Regel bestätigen, müssen natürlich auch berücksichtigt werden. Gleichzeitig müssen auch die betroffenen IT-Systeme analysiert werden, z. B. Dokumentenmanagementsysteme, ERP-Systeme oder Webportale. "Unsere Kunden sind froh, dass wir diese Aufgabe für sie erledigen", so Günter Goetz. "Oft helfen wir Ihnen mit der Analyse ihrer Geschäftsprozesse sogar dabei, diese zu vereinfachen."

In der nächsten Ausgabe lesen Sie, wie ein komplexer Geschäftsprozess in die IT eines Kunden implementiert wurde. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an Dr. Günter Goetz: ggoetz(at)insigma.de.